1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en facturen tussen Kevin Vaesen Fotografie (ARENDAMA BV) (hierna te noemen “de fotograaf”) en de opdrachtgever (hierna te noemen “de klant”).

De opdrachtgever doet uitdrukkelijk afstand van zijn eigen standaardvoorwaarden, ook indien deze zijn opgesteld na deze algemene voorwaarden. Om geldig te zijn, moet elke afwijking vooraf uitdrukkelijk schriftelijk worden overeengekomen.

2. Offertes en Overeenkomsten

2.1 Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig tot 30 dagen na datum van uitgifte, tenzij anders aangegeven.

2.2 Een overeenkomst komt tot stand na bevestiging door de klant via e-mail of schriftelijk, en na betaling van het voorschotbedrag zoals beschreven in artikel 4.

3. Prijzen

3.1 De prijzen zijn exclusief BTW en eventuele bijkomende kosten, zoals reiskosten, locatiehuur of extra bewerkingen, tenzij anders vermeld.

3.2 Betaling dient te geschieden zoals beschreven in artikel 4.

4. Betaling

4.1 De fotoshoot is pas definitief na betaling van een voorschot van minstens 50% van het te factureren bedrag. Dit voorschot dient op de rekening van de fotograaf te staan minstens een week voor de fotoshootdatum.

4.2 Het resterende facturatiebedrag wordt betaald na het plaatsvinden van de fotoshoot en vóór de finale oplevering van de beelden. De fotograaf bezorgt aan de klant een aantal proefdrukken van de finale beelden. Deze kunnen door de klant bekeken worden om een finale selectie voor retouchering te maken, en om eventuele bijkomende bestellingen te plaatsen voordat de finale oplevering gebeurt.

4.3 Facturen dienen betaald te worden binnen dertig (30) dagen na ontvangst, tenzij op de factuur of de order een andere betalingstermijn is vermeld.

4.4 Betaling kan geschieden via bankoverschrijving of een andere overeengekomen betaalmethode.

4.5 Bij niet-tijdige betaling op de vervaldag is de klant van rechtswege in verzuim en is de fotograaf gerechtigd om wettelijke rente in rekening te brengen. Dit betreft een vaste rentevergoeding van 10% van het nog verschuldigde bedrag.

4.6 Indien een betaling meer dan zestig (60) dagen na de vervaldag nog openstaat is de fotograaf gerechtigd het voltallige bedrag plus eventuele toeslagen via een incassobureau te innen. Alle juridische kosten zijn voor rekening van de klant.

4.7 De fotograaf is gerechtigd bij niet tijdige betaling iedere dienstverlening zonder voorafgaande waarschuwing op te schorten.

4.8 Bepaalde landen passen in overeenstemming met hun interne wetgeving bronbelasting toe op het bedrag van de facturen. Eventuele inhouding aan de bron wordt door de opdrachtgever aan de Belastingdienst betaald. In geen geval kan Arendama BV betrokken raken bij kosten die verband houden met de wetgeving van een land. Het bedrag van de factuur zal dus verschuldigd zijn aan Arendama BV in zijn geheel en exclusief eventuele kosten die verband houden met de wetgeving van het land waar de opdrachtgever is gevestigd.

5. Annulering

5.1 Annulering door de klant dient schriftelijk of per e-mail te gebeuren.

5.2a Bij annulering tot zeven (7) dagen voor de fotoshoot wordt het reeds betaalde voorschot (zie 4.1) ingehouden.

5.2b Bij annulering binnen zeven (7) dagen voor de fotoshoot wordt het volledige te factureren bedrag minus het reeds betaalde voorschot in rekening gebracht.

5.2c Bij annulering op de dag van de fotoshoot zelf wordt het volledige te factureren bedrag (minus het reeds betaalde voorschot) plus een toeslag van 25% van het voltallige bedrag verschuldigd. Deze clausule is niet van toepassing indien er sprake is van dwingende omstandigheden waardoor de shoot verplaatst kan worden. Zie ook 5.3 en 5.4

5.3 Indien de klant niet tijdig op de gemaakte afspraak voor de fotoshoot geraakt, dient hij of zij de fotograaf hiervan tijdig (minstens 60 minuten op voorhand) op de hoogte te stellen. De fotograaf behoudt zich het recht voor om de fotoshoot te annuleren of te verplaatsen naar goeddunken indien deze laattijdigheid interfereert met andere werkzaamheden of afspraken. De fotograaf behoudt zich het recht om een eventuele kilometervergoeding aan te rekenen mocht er een fysieke verplaatsing hebben plaatsgevonden op weg naar een shootlocatie, wegens het niet tijdig laten weten van laattijdigheid en er sprake is van een annulatie of verplaatsing van de shootdatum.

5.4 Indien de klant niet op de gemaakte afspraak aanwezig is zonder voorafgaand bericht, wordt dit als een annulatie op de dag zelf beschouwd. De modaliteiten uit punt 5.2 zijn van kracht.

6. Overmacht

6.1 Indien er sprake is van overmacht aan de kant van de fotograaf waardoor de fotoshoot niet kan plaatsvinden, wordt het voltallige voorschotbedrag teruggestort op de rekening van de klant, of wordt er een nieuwe datum vastgelegd, afhankelijk van de keuze van de klant.

6.2 Indien er sprake is van overmacht langs kant van de klant, waardoor de fotoshoot niet kan doorgaan op het afgesproken tijdstip, gelden de volgende overeenkomsten:

6.2a Bij het eerste verzuim dient de klant in samenspraak met de fotograaf een nieuwe datum voor een shoot vast te leggen. Deze nieuwe shoot dient plaats te vinden binnen drie (3) weken na de oorspronkelijke datum. De fotograaf behoudt zich het recht voor om voor deze wijziging toeslag van 15% van het voltallig te factureren bedrag te rekenen.

6.2b Bij een tweede verzuim van de klant voor de nieuwe afgesproken datum uit 6.2a behoudt de fotograaf zich het recht voor om de fotoshoot geheel te annuleren. In dat geval gelden de modaliteiten voor annulatie, zie 5.2a, 5.2b en 5.2c

7. Auteursrecht

7.1 De fotograaf behoudt het volledige auteursrecht op alle gemaakte foto’s.

7.2 De klant verkrijgt het recht om de finaal opgeleverde foto’s te gebruiken voor persoonlijke doeleinden naar goeddunken, tenzij anders overeengekomen. Deze rechten zijn niet van toepassing op de proefafdrukken (zoals besproken in 8.)

7.3 De beelden mogen door de klant niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen

8. Oplevering

8.1 De finale beelden worden binnen 6 weken na voldoening van het volledige openstaande verschuldigde bedrag opgeleverd, zonder watermerk, in digitale vorm via een online download of verzonden naar de klant in fysieke vorm voor fotoproducten.

8.2 De oplevering kan slechts plaatsvinden nadat het voltallige verschuldigde bedrag op rekening van de fotograaf staat. Zolang er een bedrag verschuldigd is, kan de klant geen aanspraak maken op de finale beelden in hoge resolutie of fysieke vorm.

8.3 De klant heeft het recht om eventuele fotoproducten zelf op te halen of te laten versturen per pakketpost.

8.4 De fotograaf is niet verantwoordelijk voor verlies van de foto’s na levering of eventuele schade aan fotoproducten, zij het door pakketpostbedrijven of andere partijen. De fotograaf neemt alle voorzorgen om de producten zo zorgvuldig mogelijk in te pakken om eventuele schade tijdens transport te vermijden en minimaliseren. Dit is echter geen garantie, en beschadigingen door derden tijdens transport geven geen aanleiding tot omruiling.

8.5 Na de fotoshoot ontvangt de klant een proef van de gemaakte foto’s voor selectie of bijkomende producten te bestellen. Deze proef wordt digitaal, in lagere resolutie en met watermerk geleverd. Deze proefdrukken zijn geen finale oplevering. Deze proefdrukken mogen niet gebruikt worden door de klant voor eender welke doeleinden buiten het maken van een selectie voor nabewerking en finale oplevering door de fotograaf. Deze beperkingen omvatten, maar zijn niet gelimiteerd tot, het verbod om de proefafdrukken te gebruiken voor reproducties, afdrukken, of het op grote of kleine schaal vertonen aan derden, waaronder, maar niet gelimiteerd tot, het posten of versturen van deze beelden op digitale netwerken, sociale media of chatgesprekken.

8.6 Eenmaal de klant een selectie van beelden gemaakt heeft, en deze beelden in het proces van afwerking verkeren, is het niet meer mogelijk de selectie te veranderen. De klant behoudt wel het recht om bijkomende beelden te bestellen per afgesproken toeslag. Alle daarvoor bestelde beelden blijven factureerbaar.

9. Aansprakelijkheid

9.1 De fotograaf is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit de uitvoering van de overeenkomst, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid.

9.2 De klant vrijwaart de fotograaf van aanspraken van derden in verband met de uitvoering van de overeenkomst.

9.3 De fotograaf (“Arendama BV”) verbindt zich ertoe zich in te spannen om performante diensten tijdig te leveren in overeenstemming met de overeengekomen termijnen. Geen van haar verplichtingen kan echter worden beschouwd als een resultaatsverplichting. Arendama BV kan in geen geval door de opdrachtgever worden gevergd om als derde te verschijnen in het kader van een door een eindverbruiker tegen de opdrachtgever ingediende vordering tot schadevergoeding.

10. Deelnemers en derden

10.1 Alle deelnemers aan een fotoshoot dienen 18 jaar of ouder te zijn. Personen onder de 18 jaar (minderjarigen) mogen alleen deelnemen indien zij begeleid worden door hun ouders of wettelijke voogd.

10.2 Indien er kinderen deelnemen aan de fotoshoot, is het verplicht dat hun ouders of wettelijke voogd tijdens de gehele fotoshoot aanwezig zijn. De ouders of wettelijke voogd zijn verantwoordelijk voor het gedrag en de veiligheid van de kinderen.

10.3 Tijdens de fotoshoot wordt het sterk afgeraden dat derden aanwezig zijn, tenzij het gaat om noodzaak, medische begeleiding, de ouders of wettelijke voogd van deelnemende kinderen of om het comfort of veiligheid van een deelnemer te garanderen. Dit om een rustige, veilige en comfortabele omgeving voor alle deelnemers te waarborgen. De fotograaf kan, indien daar gerechtigde reden toe is (zoals, maar niet gelimiteerd tot, het verstoren van de shoot), vragen aan derden om de shoot te verlaten. Indien dit de ouders of voogd van een minderjarige betreft, wordt de shoot geannuleerd.

11. Weigering van Diensten

11.1 De fotograaf behoudt zich het recht voor om diensten te weigeren of te onderbreken indien de situatie of de verzoeken van de klant als gevaarlijk worden beschouwd. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, situaties waarin de veiligheid van de fotograaf, de klant of derden in het geding is. In dergelijke gevallen zal de fotograaf de klant hiervan op de hoogte stellen en is er geen recht op terugbetaling van eventuele reeds betaalde bedragen.

12. Klachten en Geschillen

12.1 Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Al onze contractuele relaties worden uitsluitend beheerst door de Belgische wetgeving.

12.2 Om ontvankelijk te zijn, moet Arendama BV binnen de 8 dagen na de levering van de goederen of de levering van de diensten op de hoogte worden gebracht van elke klacht door middel van een aangetekend schrijven op haar maatschappelijke zetel.

12.3 Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de fotograaf is gevestigd.

13. Wijzigingen

13.1 De fotograaf behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig aan de klant medegedeeld.